Den digitala resan…

Så har vi då äntligen lanserat vår nya hemsida men resan har varit lång och skakig men alltid med målet i fokus… Detta är projektgruppens berättelse om den digitala resan.

2012 fick jag ett mejl från vår dåvarande president med en förfrågan som löd ungefär så här: ”du som kan data… kan du inte titta på att förbättra vår hemsida”.

Efter en närmare titt på hemsidan och ur en professionell synvinkel insåg jag snabbt att sidan var föråldrad och byggd på en gammal teknik med stora begränsningar. Efter ytterligare samtal med Conny Tenghoff (dåvarande webbmaster) och Ingvar Wiklander (CM redaktör) stod det klart att administreringen hade stora brister och att man redan 2010 identifierat problemen men föråldrad teknik men fick inget gehör för att genomdriva några förbättringar.

Jag älskar den digitala världen och de möjligheter den ger och dessutom gillar jag ju utmaningar så jag förslog att vi skulle köra en förstudie som skulle granska dagens lösning, ta fram behoven och rekommendera en väg framåt…

I augusti 2012 skickade jag ut en webbenkät till en grupp inom klubben som arbetade med den dåvarande hemsidan och med distrikt/sektioner för att undersöka vilka problemområden man hade och även försöka kartlägga kunskapsnivåerna.

Den gamla sidan

Några månader senare skickades den 42-sidiga förstudierapporten till presidenten, Conny och Ingvar med ett konstaterande att det inte var lönt att bygga vidare på nuvarande lösningar om man skulle täcka merparten av CCS behov inom området. Jag föreslog tre alternativ i olika prisklasser där jag rekommenderade det alternativ som i korthet gick ut på att satsa på att bygga en ny hemsida och använda sig av ”open source” administrationssystem så som WordPress eller Joomla. Vidare tyckte jag det var viktigt att bygga upp och träna en webborganisation så att det dagliga arbetet med att underhålla sajten flyttades  från ett fåtal personer ut till ansvariga i distrikt och sektioner.

En projekt grupp skapades bestående av undertecknad som projektledare, Lone Åkesson, Tony Larsson, Conny Tenghoff, Patrik Borg, Ingvar Wiklander, Håkan Åberg.

CCS web projektgrupp

Den 13 mars 2013 träffades projektgruppen för första gången i Jönköping för att ”brainstorma” kring syfte och mål med en ny hemsida, lista olika typer av funktioner och sidor baserat på tidigare framtagen kravlista, dela ut olika uppgifter och fokusområden samt sätta någon form av tidsram.

Utkomsten blev ett uttalat mål samt övergripande mål med CCS Hemsida:

”Vi vill ha ett modernt och fräscht ansikte utåt på en hemsida som är lättnavigerad och ger våra medlemmar ett mervärde samt skapar nyfikenhet hos potentiella medlemmar.”

Vi önskar med hjälp av detta projekt leverera:

• Modernisering av utseende genom ny tilltalande grafisk layout.

• Ersatt gammal webbteknik med dagens standarder (så att tekniska hinder för vidareutveckling undanröjs).

• En lösning som skapar bättre förutsättningar för att delegera administration av olika delar av sajten genom att använda sig av enkla och välbeprövade administrationsverktyg.

• En för uppdraget utbildad weborganisation.

CCS Projektgrupp i arbete

Gruppen var fokuserad och verkligen engagerade under hela dagen.

De olika grupperna arbetade på inom sina områden och vi hade synkmöten via telefon och en aggressiv tidsplan sattes upp för upphandling, utveckling och driftsättning. Dock hade jag missat att alla involverade gjorde allt på ideell basis och därför fick vi revidera denna plan många gånger om…

Arbete med att massera och förtydliga kravlistan, både funktionella och ickefuntionella krav mynnade ut i närmare 70 olika krav. Vi paketerade det hela med information om CCS, bakgrund och en formell anbudsförfrågan.

Under sommaren 2013 tappade projektet tempo då alla, inklusive undertecknad, hellre körde sina bilar än arbetade  med projektet, dock träffas vi under sommarmötet för att slutföra arbetet med anbudsdokumenten.

Vi tog även fram en “long”-list med potentiella leverantörer och i september 2013 gick vi ut med anbudsförfrågan till 7 olika företag. Med på listan fanns allt från stora drakar till små enmansföretag.

När alla anbuden inkommit och diverse klargöranden och förtydliganden avklarade var de kvarstående anbuden förvånansvärt lika, i frågan om både pris och lösningsförslag.

Vi valde att gå vidare med två leverantörer, ett stort och mellanstort företag och bestämde träff med båda dessa leverantörer strax innan julen 2013. Bägge visade stort intresse för att få göra CCS nya hemsida och var överraskade att en ideell förening hade gjort ett så stort förarbete som vi hade gjort. Bra jobbat gruppen!

Efter mycket diskuterande inom projektgruppen bestämdes att vi skulle gå vidare med Cybercom, som gjorde mycket bra intryck på oss, är en stor organisation med en egen WordPress avdelning men som ändå kunde möta oss som en ideell förening och anpassa sig därefter.

Uppstartsmötet med Cybercom kördes i mitten av februari 2014 då vi fick möjlighet att på djupet presentera våra behov, förtydliga krav, titta på bestpractice och sätta upp målbilder. Samtidigt började vi även resonera kring vår blivande webborganisation och hur denna skulle komma på plats.

Under våren började vår sida växa fram på Cybercom’s testserver. Trots att vi hade en bra kravlista så blev det mycket diskussioner internt i projektgruppen och med Cybercom när vi väl  började ”känna” och ”klämma” på lösningen. Arbetet gick sakta framåt för att återigen nästan avstanna under sommarmånaderna.

När alla bilar åter stod nypolerade i garagen återupptogs jobbet…

En ny weborganisation var utpekad och distriks- och sektions- ansvariga samt webbansvariga kontaktades.

Manualer, hemsidans funktioner och utseende acceptanstestades och eventuella ändringar och rättningar omtestades under hela hösten. Är tacksam att Cybecom hade överseende med våra kanske inte alltid så självklara felbeskrivningar och ”små” kravändringar…

Vi planerade ett utbildningstillfälle med Cybercom för de blivande redaktörerna och satte detta datum till den 6 december 2014. Målet var att alla skulle få en grundutbildning så att man under julledigheten kunde få testa och träna sina nyvunna kunskaper i en nyuppsatt träningsmiljö.

Så sent som några veckor innan utbildningstillfället insåg vi att kalenderfunktionen (evenmangshanteraren) inte skulle komma att täcka våra mer komplicerade evenemang såsom sommarmötet. Vi beslutade oss för att byta ut denna del till en mer avancerad modul för hantering av evenemang. Som tur var kunde Cybercom fixa detta till oss på ett smidigt sätt och när utbildningen gick av stapeln var denna modul implementerad och avtestad.

Hur mycket skulle flyttas över från gamla till nya sidan…?

Ja, så mycket som möjligt men eftersom den gamla sidan var byggd på obsolet teknik och i vissa fall bara bestod av pdf-filer så kan man inte enbart kopiera innehållet rakt in i nya sidan med ett bra resultat. Vi satte som mål att alla distrikt skulle migrera minst 5 reportage och lägga in alla årets kommande aktiviteter i kalendern.

Jag är mycket stolt över det jobb som alla redaktörer lagt ner under så kort tid för att vi  äntligen den 28 februari kunde gå live med vår nya hemsida och med så mycket innehåll!

Ja ,det finns mer att migrera och vi jobbar med att lyfta över material men det viktigaste är att vi nu har en plattform som möjliggör att vi kan erbjuda våra medlemmar ett mervärde och attrahera blivande medlemmar enligt de direktiv vi från början ställde upp.

Vad vi nu gör med hemsidan är helt upp till oss själva men nu finns förutsättningarna på plats.

Detlef Andersson

Projektledare – CCS Hemsida 2.0

Läs artikeln på webben